Особенности и основные правила организации телефонии для сотрудников вне офиса

Использование для работы удаленный сотрудников позволяет значительно сократить бюджет. Такая практика широко применяется во всем мире. С появлением быстрого интернета отпала необходимость полного штата сотрудников, который на протяжении всего рабочего дня сидят в офисе. Удаленная работа позволяет сотрудникам работать эффективно там, где им это удобно. При этом не требуется подготавливать для его рабочее место и можно снизить ряд других затрат. Телефония – одно из направлений, где сотрудники могут работать удаленно. Рассмотрим особенности и основные правила организации телефонии для удаленных сотрудников.

Требования и основные задачи при подключении удаленных сотрудников к телефонии

Чтобы сохранить единую корпоративную телефонную структуру, необязательно использовать для работы только сотрудников в офисе. Телефония, осуществляемая удаленными сотрудниками, также эффективна. Она позволяет решить такие задачи:

• прием заказов;
• консультация клиентов по выбору продукции и оформлению заказа;
• перевод вызовов с одного работника на другого;
• связь с руководством, партнерами и заказчиками.

Если сотрудник на удаленной работе можно выполнять все эти функции, его эффективность не ниже, чем у того, которые работает в офисе. Организация удаленной телефонии позволит с минимальными затратами и в сжатые сроки перевести ряд сотрудников на удаленную работу либо нанять новых работников для выполнения такой работы.

Правильная организация удаленной телефонии позволит объединить всех сотрудников в единую сеть, которая позволит принимать звонки, переводить вызовы между работниками, совершать звонки поставщикам и клиентам. При этом должно сохраниться качество и логика обработки телефонных звонков.

Подключение удаленных сотрудников с помощью виртуальной АТС Цифра-Телеком

Одним из способов организации телефонии для сотрудников вне офиса заключается в использовании виртуальной АТС Цифра-Телеком. В таком случае входящие вызовы обрабатываются офисной АТС, после чего направляются на выбранных сотрудников, которые работают удаленно. Это дает возможность не только руководству полностью контролировать процессы, но и использовать для работы сотрудников в офисе и работающих удаленно. При этом переводить звонки друг другу могут все подключенные сотрудники. Для удобства организации работы применяется внутренняя нумерация.

Способы подключения сотрудников, работающих вне офиса

К наиболее удобным вариантам подключения сотрудников к телефонии относится:

1. IP-телефон. Удаленным сотрудником должен быть выдано специальные SIP-телефоны, по которым и будет осуществляться коммуникация. При этом сотрудники не должны брать на себя затраты на приобретение оборудования, а на плечи руководства ложатся еще и обязанности по обучению удаленных сотрудников по использованию оборудования. Для подключения SIP-телефонов указывается адрес сервера и учетная запись.
2. Софтфон. Еще одним удобным решением для работы сотрудника удалено является использование софтфона с гарнитурой. Софтфон представляет собой программу, которая устанавливается на компьютер и выполняет функции SIP-телефона. Этот вариант позволит снизить затраты на покупку специального оборудования. Удаленному сотруднику для работы потребуется иметь только наушники и микрофон. Гарнитура подключается к компьютеру через USB, обеспечивает высокое качество звука. К тому же на гарнитуре имеются кнопки для удобного управления звонком, такие как принятие вызова, включение и выключение микрофона, изменение уровня громкости.
3. Использование смартфона со специально установленными приложениями. Чтобы подключить сотрудников к виртуальной АТС, может использоваться смартфона, на который нужно установить приложение. Оно и будет играть роль SIP-телефона. Этот вариант напоминает подключение софтфона, но вместо компьютера используется смартфон. Это позволяет сделать удаленных сотрудников еще более свободными в выборе места для работы.

Вне зависимости от выбора способа подключения удаленных сотрудников к виртуальной АТС требуется настройка SIP-транка между ней и офисной АТС. Для работы потребуется:

1. Иметь внешний статический IP-адрес. Вместо этого можно при настройке SIP-транка на маршрутизаторе сделать настройку NAT для проброса нужных портов.
2. Поддержка SIP-протокола. В противном случае потребуется использовать головой шлюз, который и будет играть роль конвертера. В качестве шлюза может использоваться маршрутизатор и голосовые кодеки. Если необходимого оборудования для виртуальной АТС нет, его можно взять в аренду.

Работа сотрудников отдаленно – оптимальное решение для экономии средств и повышения их эффективности. Для организации виртуальной телефонии потребуется использовать специальное оборудование и программное обеспечение.

Подготовленное техническое задание Вы можете отправить на e-mail: info@ip-telefonia.by.